Инвентаризация – одно из самых нелюбимых и сложных занятий для владельцев заведений общепита. Тем не менее, именно она помогает выявить недостачи, воровство, дефицит или излишки при закупке продуктов, именно для этого порядка 95% украинских ресторанов проводят внеплановую инвентаризацию. Своими выводами о проведении идеальной инвентаризации делятся эксперты и участники ресторанного рынка.
Зачем это необходимо?
Систематическая ежемесячная инвентаризация является обязательной стандартной процедурой для ресторанов за рубежом, в Украине инвентаризация регламентируется Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и документов и расчетов, утвержденная приказом Минфина Украины от 11.08.94 г. № 69.
Хочет того управленец или нет, но инвентаризация, какой бы рутинной и скучной ни казалось, остается обязательной процедурой, целью которой является наведение порядка. Внести изменения в технологические процессы, оптимизировать издержки, повысить показатели эффективности, за счет чего по степени важности стоит в одном ряду с анализом продаж. Инвентаризация помогает убедиться в отсутствии ошибок при ведении учета. Все ли накладные оприходованы, соответствуют ли нормы списания действительности, все ли учетные документы проведены, совпадает ли автоматическое списание с правилами складов учета.
Зачастую владелец ресторана и шеф-повар недооценивают важность личного участия в этой процедуре. Но на самом деле именно они заинтересованы в качественно проведенной инвентаризации.
Инвентаризация бывает полной, частичной, выборочной, оперативной. Полная предполагает перебор всех товарных запасов, инвентаря, оборудования и хозтоваров, вплоть до салфеток и зубочисток, проводится примерно раз в год. Частичная — изобретение внутреннее — преследует вполне определенные цели: проверка персонала, выявление недостачи, перерасчет дорогих позиций. Пренебрежение такими проверками может сказаться на прибылях заведения, зато сделает счастливее недобросовестных сотрудников. «Подогнать» данные в отчете опытному в незаконных делах персоналу ничего не стоит, поэтому при первых подозрениях на злоупотребления необходима ревизия, лучше оперативная. Контрольные (они же полные) инвентаризации проводятся ежемесячно, это плановое мероприятие, и материально ответственные сотрудники заранее о нем предупреждены, соответственно зачастую такая инвентаризация проходит чисто формально.
Плановые инвентаризации проводятся, как правило, при сдаче смены, например, 1 раз в неделю по бару, или по кухне 1 раз в 4 дня, или тоже раз в неделю.
Генеральный директор компании «Ресторанный Консалтинг» Ольга Насонова:
Сложность проведения инвентаризаций, на мой взгляд, в том, что их проводят заинтересованные лица, т.е. по кухне — шеф-повар, по бару — бармен. При достаточной «подкованности» они могут подогнать результаты инвентаризации под свои интересы. Например, есть недостача по какому-либо продукту — указать, почему так произошло (например, списание продуктов — испортились — и тем самым скрыть какие-то реальные факты, в том числе реальную кражу продукта. Инвентаризация имеет смысл тогда, когда это не только теория (т.е. не только письменный отчет), а реальное снятие остатков, которые проверяет какое-то незаинтересованное лицо — директор, или представитель собственника. Например, в баре должно остаться столько-то литров напитков — и нужно реально проверить, действительно ли они есть на месте. Или продукты: по результатам инвентаризации осталось 20 кг мяса или там муки — есть ли они действительно на складе?
Соучредитель компании по автоматизации кафе, ресторанов и магазинов POSTER Родион Ерошек:
Инвентаризация условно делится на три этапа — подготовка, собственно проведение, ввод и анализ данных. Если все делать по правилам, то необходимо выделить специальное помещение, назначить ответственных лиц, наметить план, обозначить цели и задачи. На подготовительном этапе определяются правила инвентаризации, формируется ревизионные комиссии, проводится инструктаж. Собираются документы: приходники и расходники, перемещения и списания товара, технологические карты, данные по остаткам на складе, бланки для записей результатов и многое другое.
В задачи ревизионной комиссии входит также проверка маркировки штучного товара. Для весового продукта используются данные из технологических карт, что облегчает оценку расходов.
Автоматика честнее
В отличие от стандартной бумажной процедуры, автоматизированные программные комплексы дают наиболее полную картину о движении товаров на предприятиях, позволяют формировать отчеты максимально оперативно, таким образом, препятствуя занесению подложных данных. Кроме того, снимают дополнительную нагрузку с персонала и позволяют полностью освободиться от подготовительного этапа. Если раньше на проверку отводилось 3—5 дней, то сегодня с использованием автоматизированных сервисов на полную инвентаризацию требуется всего сутки.
Средства автоматизации ускоряют и облегчают работу, сокращают количество занятого в ней персонала, позволяют мгновенно сравнить остатки с учетными данными. Системы автоматизации кафе, ресторанов и магазинов указывают на ошибки в номенклатуре, неверные списания, неверные настройки систем продаж.
Ольга Насонова:
Помогают ли автоматизированные системы учета в проведении инвентаризации? Без автоматизированной системы инвентаризацию вообще очень сложно провести. Но важно, чтобы изначально в системе автоматизированного учета все было правильно занесено. Например, неправильные карточки: для жарки мяса нужно 5 г масла и специи дорогостоящие, а их в карточке нет, или привезли мясо не того качества, и оно ужарилось больше, или повар передержал — в итоге результаты неправильные, но кто виноват?
Весь учет движения товара ведется в режиме онлайн. Каждой новой позиции при попадании на склад присваивается код, который впоследствии используется во всех операциях с данными товарами. Блюда раскладываются на ингредиенты согласно технологической карте, что существенно облегчает ведение продуктовых расходов. Программа показывает себестоимость и розничную цену, что позволяет анализировать затраты, учитывать списания (например, бой посуды) и контролировать расходы. Ряд сервисов отображают данные первичной бухгалтерии. Применение специализированных программ для учета материальных ценностей позволяет снизить риск ошибок при проведении инвентаризации, сокращает временные и трудовые затраты.
Для сетевых ресторанов имеет смысл настроить ограниченную функциональность: например, закрыть менеджерам просмотр бухгалтерских остатков, а возможность видеть полные данные, сравнивать листы разницы с инвентаризационной ведомостью предоставить только руководству. После получения отчетов имеет смысл закрывать период, чтобы доступ к редактированию имели только уполномоченные сотрудники. Это позволяет пресечь воровство на кухне и складе, отследить документы по излишкам и недостачам, проверить инвентаризационные ведомости, чего нельзя достичь с помощью ручного анализа.
Многие эксперты рекомендуют привлекать к инвентаризациям незаинтересованных лиц, например, охранников. Лучше если факты расхождений будут засвидетельствованы небольшой комиссией на распечатанном бланке. Это поможет избежать дальнейших сомнений в достоверности данных. Распределение зон ответственности положительно сказывается на результатах. Для каждого типа проверки (например, отдельной категории товаров) следует назначать своего ответственного.
«Очень полезна ежедневная выборочная инвентаризация. Автоматизированным системам здесь нет равных. Отслеживание остатков по результатам каждой продажи, каждого прихода, возврата, перемещения происходит в режиме реального времени. Оперативно формируется сличительная ведомость, которая показывает несоответствия по каждому из продуктов», — отмечает Родион Ерошек.
К наиболее распространенным ошибкам, выявляемых при инвентаризации, относят пересортицу, некорректное введение данных о товарах, списание без учета калькуляционных карт пробитие в чеке алкоголя с другим наименованием, движение товаров на складе во время проведения инвентаризации. Дабы исключить подтасовку данных, результаты инвентаризации следует сразу же заносить сразу в учетную программу без перерасчета в базовые единицы. Особо дотошные рестораторы практикуют двойную инвентаризацию, то есть группы, инспектирующие одну группу товаров, затем меняются друг с другом. Выходит немного дольше, зато эффект ощутим.
Автоматизированные системы учета в кафе и ресторанах пресекают все возможные искажения информации. Например, сотрудники не регистрируют продажу, соответственно полученные от клиента деньги кладут в карман. Провести деньги мимо кассы можно разными способами: от предъявления одного и того же счета на одно блюдо различным посетителям, до составления счета на бумаге от руки, объясняя это неработающим принтером. Программные сервисы не позволят официанту распечатать один и тот же счет, а любой заказ на кухне невозможно будет провести без счета.
Человеческий фактор
На самом деле, внеплановая инвентаризация – один из самых действенных способов выявления воровства и ошибок персонала. «Внеплановые инвентаризации проводятся, если есть жалобы гостей на качество или недовес, или просто подозрение руководства, или отчет тайных посетителей (если есть практика их приглашать). Внеплановые инвентаризации — это всегда форс-мажор, но около 95% украинских рестораторов их проводят, хотя бы раз в полгода. Но в основном идет речь о плановой работе», — поясняет Ольга Насонова.
Впрочем, не всегда недостача – это результат воровства со стороны персонала, зачастую, к неправильным результатам инвентаризации приводит неправильная рецептура, указанная в технологических картах.
«Например, для приготовления 50 мясных блюд нужно 25 кг мяса (по 500 грамм сырого продукта на блюдо). А в реальности на блюдо уходит 400 грамм мяса, а 5 кг «повисают в воздухе» — их либо уносят домой, либо остается продукт, который недокладывают гостям, и остатки портятся, — приводит пример Ольга Насонова. Поэтому неправильные результаты — это не всегда воровство. Это и изначально неправильные карточки, и плохое качество продукта, например, на зачистку мяса ушло больше, чем планировали, т.к. много отходов».
Выявить воровство поможет частичная внеплановая инвентаризация по самым дорогим позициям, например, алкоголю.
«Очень важно не обвинять весь персонал, т.к. причина расхождений может быть не только кража, но и карточки, и плохое качество продукта, и проведение отработок и дегустаций (которые не учли), и плохо работающие холодильники (испортились продукты), и работа стажеров, которые неправильно сделали блюдо/напиток», — говорит Ольга Насонова.
Родион Ерошек:
Часто в систему забывают внести питание персонала, проведение рекламных акций и дегустаций. А потом владельцы не могут понять, куда делось столько продуктов.
Потому инвентаризация — это только часть работы по предотвращению воровства. Оптимальный вариант: инвентаризация, личный досмотр, реальная проверка остатков, контроль техкарт, автоматизация бизнес процессов и учета, системы видеонаблюдения, работа тайных посетителей, контроль закупочных цен.